fbpx

Wat kunnen we voor je doen?

Wwft-handboek

Risico-inventarisatie Boekhouden.support

Binnen Boekhouden.support wordt het naleven van de Wet ter voorkoming van witwassen, fraude en terrorismefinanciering (Wwft) als essentieel voor de bedrijfsvoering geacht. Enerzijds omdat Boekhouden.support het imago van de onderneming boven elke twijfel aan de integriteit wil verheven. Anderzijds omdat het niet naleven van de wet- en regelgeving de continuïteit van de organisatie in gevaar brengt.

Bij aanstelling van nieuwe medewerkers dienen zij kennis te nemen van het kantoorhandboek, het Wwft-handboek en indien relevant voor zijn of haar functie de NOAB cursus met betrekking tot te Wwft te volgen. Na het doornemen van het kantoorhandboek, het Wwft-handboek en eventueel het volgen van de cursus zal er een inhoudelijk gesprek plaatsvinden met de directie om te beoordelen of de betreffende medewerker is staat is zijn functie juist uit te voeren. Daarnaast dient er een verklaring omtrent gedrag (VOG) te worden overlegt voor een medewerker in dienst kan treden, deze verklaring ligt in lijn met de uit te voeren werkzaamheden. 

Op dit moment is de organisatie dusdanig van omvang dat alle taken door de directie worden uitgevoerd, hierdoor is er direct toezicht op de naleving van de Wwft. Er is ook geen sprake van een functievermenging die de onafhankelijkheid van Boekhouden.support in gevaar kan brengen. Bij het inhoudelijke gesprek met toekomstige medewerkers wordt er ook ingegaan in hoeverre er risico’s aanwezig zijn in verband met de persoonlijke relaties van de medewerker en eventuele functievermenging.

Zie ook: Procedure in-dienst

Procedures, gedragslijnen en maatregelen

Procedures:

Alvorens een klant definitief geaccepteerd wordt dient er het Wwft-cliëntonderzoek afgerond te worden. Hiervoor dient het formulier ingevuld te worden via www.boekhouden.support/intern/wwft. Onderdeel van dit cliëntonderzoek is het beoordelen en opstellen van een risicoprofiel. Indien dit gevolgen heeft voor de uit te voeren werkzaamheden zullen deze gevolgen ook nader worden toegelicht tijdens het cliëntonderzoek.

Indien vereist dient er verificatie van de identiteit plaats te vinden. Dit kan door het opnemen van een kopie van het legitimatiebewijs in het klantdossier van Boekhouden.support of door het verifiëren van de identiteit en de gegeven over te nemen via www.boekhouden.support/intern/ID. Een kopie van dit ingevulde formulier dient ook opgenomen te worden in het klantdossier.

Zie ook: Procedure klantacceptatie

Indien er een nieuwe opdracht wordt aangegaan die materieel afwijkt van een eerdere opdracht zal het cliëntonderzoek opnieuw worden uitgevoerd. Een jaar na het uitvoeren van het laatst cliëntonderzoek zal dit opnieuw geëvalueerd worden en bekeken worden of dit nog aansluit. Daarnaast dient er steeds een nieuw cliëntonderzoek plaats te vinden indien:

  • Er indicaties zijn van witwassen of financieren van terrorisme;
  • Twijfel ontstaat aan eerder verstrekte info;
  • Er een risico bestaat dat cliënt betrokken raakt bij witwassen en/of financieren van terrorisme;
  • Als cliënt verhuisd naar een land of staat met een verhoogd risico.

Boekhouden.support kent de volgende drie type klanten:

Administratie klanten:

  • Langere relatie;
  • De administratie wordt hoofdzakelijk gevoerd door Boekhouden.support;
  • Aangiftes worden door Boekhouden.support ingediend;

Aangifte-klanten:

  • Langere relatie;
  • De administratie wordt door de klant zelf gevoerd;
  • Aangiftes worden door Boekhouden.support ingediend;

Support klant:

  • Kortstondig contact, vaak op afstand;
  • Ondersteuning bij boekhoudpakket;
  • Beperkt gericht op boekhoudkundig en fiscaal advies;
  • Aangiftes worden door ondernemer zelf ingediend.

    Gezien het kortstondige karakter, het beperkte boekhoudkundige- en fiscale advies en de beperkte commerciële relatie wordt er bij support-klanten een vereenvoudigd cliëntonderzoek uitgevoerd in aansluiting met artikel 6 van de Wwft. Dit is niet het geval indien er aanwijzingen zijn dat dit niet mogelijk is conform de in artikel 6 van de Wwft opgenomen beperkingen. Bij support-klanten wordt er ook geen schriftelijke opdrachtbevestiging verstrekt maar worden de voorwaarden van de dienstverlening mondeling besproken en verwezen naar de algemene voorwaarden die via de website zijn in te zien en via de Kvk zijn op te vragen. 

    Gedragslijnen:

    Conform de Wwft zullen nieuwe medewerkers worden geïnstrueerd welke objectieve en subjectieve indicatoren een rol spelen bij de te verrichten werkzaamheden. Indien de functie die vervuld wordt verband houdt met het registreren van transacties wordt de betreffende medewerker een NOAB Wwft-cursus aangeboden.

    Er dient melding gemaakt te worden van een ongebruikelijke transactie:

    • Op het moment dat een ongebruikelijke transactie bekend wordt;
    • Op het moment dat een voorgenomen ongebruikelijke transactie bekend wordt;
    • Niet samengaan met een dienst maar “handeling van of ten behoeve van cliënt waarvan de instelling heeft kennisgenomen”;
    • Als een cliëntonderzoek niet kan worden afgerond en er indicaties zijn van witwassen of financieren van terrorisme.

    Indien er mogelijk sprake is van een objectieve of subjectieve indicator dient de medewerker direct en onverwijld contact op te nemen met de directie en hier melding van te maken. Indien de indicator aanleiding geeft tot een FIU-melding zal deze ook onverwijld ingestuurd worden via het FIU-meldingsportaal. Indien er onvoldoende aanleiding is om een FIU melding te maken zal de afweging en onderbouwing schriftelijk worden vastgelegd. Het is alle medewerkers strikt verboden om over (mogelijke) FIU-meldingen te communiceren met externe en met name met de betreffende cliënt. Indien de directie het nalaat om de melding te (laten) doen is de medewerker verplicht de melding alsnog zelf te doen. Hieruit zullen geen nadelige gevolgen voortvloeien voor de medewerker.

    Objectieve indicatoren zijn minimaal:

    • Een contante transactie van € 10.000 of meer

    Subjectieve indicatoren zijn minimaal:

    • Alles waarvan er bij een klant het vermoeden bestaat er een verband zou kunnen zijn met witwassen of financieren van terrorisme.

     

    Maatregelen:

    Van ieder cliënt wordt een dossier bijgehouden, in het dossier is een bedrijfsbeschrijving opgenomen. Hierin worden de attentiepunten uit het cliëntonderzoek opgenomen. Elke significante wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten zal worden aangetekend in het dossier. Jaarlijks zal er een controle plaatsvinden op alle dossiers onder leiding van de directie waarbij gecontroleerd wordt of het dossier nog volledig is.

    Wwft-verantwoordelijke (compliance functie)

    De verantwoordelijkheid voor de naleving van de Wwft ligt bij de directie van Boekhouden.support. Indien de directie uit slechts één persoon bestaat wordt door deze persoon ook de Wwft-compliance functie vervult. Indien de directie uit meerder personen bestaat zal er een directielid worden aangewezen die is belast met de Wwft-compliance functie.

    Het directielid dient zorg te dragen dat de kennis rond de Wwft up-to-date is. Activiteiten hieromtrent dienen vastgelegd te worden in onderstaand logboek:

    Verantwoordelijke: Type activiteit: Naam activiteit: Datum:
    Peter Aubroeck Cursus NOAB-cursus Wwft 1 en 3 september 2020
    Borging naleving van de regelgeving

    Van ieder cliënt wordt een dossier bijgehouden, in het dossier is een bedrijfsbeschrijving opgenomen. Hierin worden de attentiepunten uit het cliëntonderzoek opgenomen. Elke significante wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten zal worden aangetekend in het dossier. Jaarlijks zal er een controle plaatsvinden op alle dossiers onder leiding van de directie waarbij gecontroleerd wordt of het dossier nog volledig is.

    Klokkenluidersregeling

    Gezien de aard en omvang van de organisatie is een klokkenluidersregeling niet van toepassing. Indien Boekhouden.support over gaat ot het aannemen van personeel zal er een deugelijke klokkenluidersregeling door de directie worden vastgesteld. 

    Gerelateerde onderwerpen uit kantoorhandboek:

    Klant-acceptatieprocedure

    In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 6:

    De kwaliteitsbeheersing voorziet in klant/opdracht-acceptatieprocedures, en voor bestaande opdrachten procedures voor de beoordeling van de continuering van opdrachten. Bij nieuwe en bestaande klanten worden de identificatie en verificatie voorschriften van de WWFT nageleefd, evenals het WWFT-voorschrift om de integriteit van de klant te monitoren. Van alle klanten wordt een WWFT-risicoprofiel geformuleerd en onderbouwd, met vermelding van eventuele consequenties hiervan voor de werkzaamheden.

    Alvorens een klant definitief geaccepteerd wordt dient het Wwft-cliëntonderzoek afgerond te worden. Hiervoor dient het formulier ingevuld te worden via www.boekhouden.support/intern/wwft. Onderdeel van dit cliëntonderzoek is het beoordelen en opstellen van een risicoprofiel. Indien dit gevolgen heeft voor de uit te voeren werkzaamheden zullen deze gevolgen ook nader worden toegelicht tijdens het cliëntonderzoek.

    Indien vereist dient er verificatie van de identiteit plaats te vinden. Dit kan door het opnemen van een kopie van het legitimatiebewijs in het klantdossier van Boekhouden.support of door het controleren van de identiteit en de gegeven over te nemen via www.boekhouden.support/intern/ID. Ook dit ingevulde formulier dient vast te worden gelegd in het klantdossier.

    Indien er een nieuwe opdracht wordt aangegaan die materieel afwijkt van een eerdere opdracht zal het cliëntonderzoek opnieuw worden uitgevoerd. Een jaar na het uitvoeren van het laatst cliëntonderzoek zal dit opnieuw geëvalueerd worden en bekeken worden of dit nog aansluit. Indien dit onvoldoende aansluit zal er een nieuw cliëntonderzoek worden uitgevoerd. 

    Zie ook: Procedure klantacceptatie

    Beoordeling attentiepunten

    In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 7:

    Bij aanvang van opdracht worden de risico’s en attentiepunten rond de opdracht beoordeeld en vastgelegd. Hierbij wordt onder andere een bedrijfsbeschrijving van de klant gemaakt of doorgenomen en waar nodig geactualiseerd.

    Van ieder cliënt wordt een dossier bijgehouden, in het dossier is een bedrijfsbeschrijving opgenomen. Hierin worden de attentiepunten uit het cliëntonderzoek opgenomen. Elke significante wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten zal worden aangetekend in het dossier. Jaarlijks zal er een controle plaatsvinden op alle dossiers onder leiding van de directie waarbij gecontroleerd wordt of het dossier nog volledig is.