In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 1:

De kantoorleiding neemt de verantwoordelijkheid voor de implementatie en naleving van de kwaliteitsbeheersing.

Door de directie wordt er middels direct toezicht en steekproeven zorg gedragen voor de naleving van de kwaliteitsbeheersing zoals omschreven in dit handboek. Onvolkomenheden zullen worden vastgelegd en hierop zullen gepaste maatregelen worden getroffen. 

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 2:

Het kantoor hanteert normen betreffende beroepsethiek rond transparantie, integriteit, onafhankelijkheid, objectiviteit, deskundigheid, zorgvuldigheid en geheimhouding zoals verwoord in de Gedrags- en Beroepsregels NOAB.

Door de directie zijn de Gedrag- en Beroepsregels van NOAB ondertekend en deze zullen ten alle tijden worden nageleefd. Indien er onregelmatigheden worden geconstateerd zullen deze onverwijld worden gemeld bij de NOAB, zoals omschreven in de Gedrag- en Beroepsregels NOAB. 

Op dit moment is de organisatie dusdanig van omvang dat alle taken door de directie worden uitgevoerd, hierdoor is er direct toezicht op de naleving van de beroepsethiek rond transparantie, integriteit, onafhankelijkheid, objectiviteit, deskundigheid, zorgvuldigheid en geheimhouding. Er is geen sprake van een functievermenging die de onafhankelijkheid van Boekhouden.support in gevaar kan brengen. Bij het inhoudelijke gesprek met toekomstige medewerkers wordt er ook ingegaan in hoeverre er risico’s aanwezig zijn in verband met de persoonlijke relaties van de medewerker en eventuele functievermenging.

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 3

De kantoorleiding draagt er zorg voor dat alle medewerkers, in ieder geval voor zover relevant voor hun functie en werkzaamheden, kennis nemen van de methodiek van kwaliteitsbeheersing van het kantoor.

Bij aanstelling van nieuwe medewerkers dienen zij kennis te nemen van dit kantoorhandboek, het Wwft-handboek en indien relevant voor zijn of haar functie de NOAB cursus met betrekking tot te Wwft te volgen. Na het doornemen van het kantoorhandboek, het Wwft-handboek en eventueel het volgen van de cursus zal er een inhoudelijk gesprek plaatsvinden met de directie om te beoordelen of de betreffende medewerker is staat is zijn functie juist uit te voeren. Daarnaast dient er een verklaring omtrent gedrag (VOG) te worden overlegt voor een medewerker in dienst kan treden, deze verklaring ligt in lijn met de uit te voeren werkzaamheden.  

Zie ook: Procedure in-dienst

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 4:

Afhankelijk van de omvang van het kantoor en het klantenbestand is er een beperkte tot een meer uitgebreide vastlegging van de planning- en voortgang van de werkzaamheden.

Toelichting: Bij een groot kantoor is dit een belangrijk hulpmiddel om als organisatie op eenzelfde, systematische en vaktechnisch verantwoorde wijze te kunnen werken. Bij kleinere kantoren is door de rechtstreekse betrokkenheid van de eindverantwoordelijke bij de uitvoering van de opdracht vaak sprake van minder gestructureerde en minder formele processen en procedures.

Door de omvang van Boekhouden.support laat toe dat planning en voortgang in handen ligt van de directie omdat ook de uitvoering en eindverantwoording in handen ligt van de directie. Daarbij wordt er ook gebruik gemaakt van het CRM pakket Perfectview om taken die verder in de toekomst liggen in te plannen. Mocht Boekhouden.support verder groeien zullen er uiteraard passende controls worden ingericht die toezien op de juiste planning en voortgang.  

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 5:

De continuïteit is in geval van calamiteiten geregeld.

In het geval dat de directie komt weg te vallen waardoor de operationele activiteiten niet langer uitgevoerd kunnen worden zal er tot ontbinding overgegaan worden. Deze ontbinding zal vorm worden gegeven door klanten te informeren en eventueel door te verwijzen naar een collega-administratiekantoor dat ondersteuning kan bieden voor het administratiepakket dat voor de betreffende klant wordt gebruikt.

Een lijst van klanten met bijbehorende administratiepakketten wordt fysiek bewaard op het hoofdkantoor van Boekhouden.support. De inlichting van klanten zal gebeuren door de nabestaande. Na het afronden van het NOAB-toelatingstraject zal er gezocht worden naar een waarnemer binnen NOAB.

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 6:

De kwaliteitsbeheersing voorziet in klant/opdracht-acceptatieprocedures, en voor bestaande opdrachten procedures voor de beoordeling van de continuering van opdrachten. Bij nieuwe en bestaande klanten worden de identificatie en verificatie voorschriften van de WWFT nageleefd, evenals het WWFT-voorschrift om de integriteit van de klant te monitoren. Van alle klanten wordt een WWFT-risicoprofiel geformuleerd en onderbouwd, met vermelding van eventuele consequenties hiervan voor de werkzaamheden.

Alvorens een klant definitief geaccepteerd wordt dient het Wwft-cliëntonderzoek afgerond te worden. Hiervoor dient het formulier ingevuld te worden via www.boekhouden.support/intern/wwft. Onderdeel van dit cliëntonderzoek is het beoordelen en opstellen van een risicoprofiel. Indien dit gevolgen heeft voor de uit te voeren werkzaamheden zullen deze gevolgen ook nader worden toegelicht tijdens het cliëntonderzoek.

Indien vereist dient er verificatie van de identiteit plaats te vinden. Dit kan door het opnemen van een kopie van het legitimatiebewijs in het klantdossier van Boekhouden.support of door het controleren van de identiteit en de gegeven over te nemen via www.boekhouden.support/intern/ID. Ook dit ingevulde formulier dient vast te worden gelegd in het klantdossier.

Indien er een nieuwe opdracht wordt aangegaan die materieel afwijkt van een eerdere opdracht zal het cliëntonderzoek opnieuw worden uitgevoerd. Een jaar na het uitvoeren van het laatst cliëntonderzoek zal dit opnieuw geëvalueerd worden en bekeken worden of dit nog aansluit. Indien dit onvoldoende aansluit zal er een nieuw cliëntonderzoek worden uitgevoerd. 

Zie ook: Procedure klantacceptatie

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 7:

Bij aanvang van opdracht worden de risico’s en attentiepunten rond de opdracht beoordeeld en vastgelegd. Hierbij wordt onder andere een bedrijfsbeschrijving van de klant gemaakt of doorgenomen en waar nodig geactualiseerd.

Van ieder cliënt wordt een dossier bijgehouden, in het dossier is een bedrijfsbeschrijving opgenomen. Hierin worden de attentiepunten uit het cliëntonderzoek opgenomen. Elke significante wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten zal worden aangetekend in het dossier. Jaarlijks zal er een controle plaatsvinden op alle dossiers onder leiding van de directie waarbij gecontroleerd wordt of het dossier nog volledig is.

 In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 8:

1. Van nieuwe klanten zijn opdrachtbevestigingen ontvangen voor opdrachten van enige materiële omvang, en voor zover relevant machtigingen voor het verzorgen en indienen van de diverse fiscale aangiften.
2. Van bestaande klanten zijn opdrachtbevestigingen ontvangen voor opdrachten die qua omvang materieel afwijken van hetgeen eerder is overeengekomen.
3. Bij het indienen van fiscale aangiften, aanvragen van toeslagen en overige zaken die namens een klant worden ingediend, zal deze worden geïnformeerd zodat deze in de gelegenheid wordt gesteld kenbaar te maken al dan niet akkoord te zijn en/of wijzigingen voor te stellen.

Toelichting: Een akkoordverklaring is aldus niet vereist. De klant dient alleen in de gelegenheid te worden gesteld te kunnen reageren. Dit kan ook achteraf in de bezwaarfase. Het informeren kan aldus ook geschieden na het indienen of aanvragen.

Met alle klanten wordt de dienstverlening uitgebreid besproken, inclusief de tariefstelling. Hiervan wordt een schriftelijke bevestiging per mail gestuurd, de zogenaamde opdrachtbevestiging. Deze opdrachtbevestiging wordt vastgelegd in het klantendossier. Dit gebeurd ook iedere keer als er een wijziging plaatsvind in de opdracht of dienstverlening.

Met ingang van 01-11-2020 zal een klant gevraagd worden om de opdrachtbevestiging ook te ondertekenen middels ValidSign. De getekende opdrachtbevestiging zal worden opgeslagen in de dossiers van de betreffende klant.

Bij de opdrachtbevestiging worden ook steeds de algemene voorwaarden verstrekt.

Na het indienen van iedere aangifte deze onverwijld worden verstuurd naar de klant. De klant wordt in de gelegenheid gesteld om indien gewenst in de gelegenheid gesteld om wijzigingen voor te stellen. Bij BTW en ICP aangiftes vindt er vooraf geen afstemming plaats bij het versturen. Bij VPB, IB aangiftes en de deponering van jaarrekeningen worden deze voorafgaand aan het indienen besproken met de klanten en dient de klant middels ValidSign akkoord te geven voor het indienen van de aangifte.

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 9:

De werkzaamheden die voortvloeien uit de samenstelopdracht worden overzichtelijk en toegankelijk vastgelegd.

De uitgevoerde werkzaamheden worden met de klant besproken en deze bespreking wordt in een gespreksverslag vastgelegd. Dit gespreksverslag wordt aan het klantendossier toegevoegd.

In navolging van het NOAB Voorschrift kwaliteitsbeheersing(VKB) artikel 10 Het NOAB-lid zorgt bij het verzorgen van de fiscale aangiften voor zogenaamde ‘aanvaardbare aangiften’. Een aanvaardbare aangifte is een aangifte die voldoet aan de wet- en regelgeving en vrij is van materiële fouten

Elke aangifte dient voor indiening beoordeeld te worden door de directie voor deze verstuurd wordt om zodoende de aanvaardbaarheid van aangiftes te waarborgen. Zoals reeds eerder aangegeven wordt elke aangifte onverwijld naar de klant verstuurd.